Videokonferenzsystem BigBlueButton

Seit Januar 2021 stellt die Winfriedschule Fulda allen Lehrenden das Videokonferenzsystem BigBlueButton zur Verfügung. Installiert auf einem datenschutzkonformen Server mit Standort in Nürnberg (Deutschland; Firma Hetzner), ermöglicht es Lernenden und Lehrenden u.a. Distanzunterricht durch Audio- und Videoformate. BigBlueButton beinhaltet neben den klassischen Anforderungen an ein Videokonferenzsystem viele weitere Elemente: Präsentationen mit Whiteboard-Funktion, Chat, Desktop-Sharing, Erstellung von Online-Konferenzräumen für Gruppenarbeiten u.v.m.

Das wichtigste dabei: Unser BigBlueButton-Server hält, im Gegensatz zu vielen anderen vom Hessischen Datenschutzbeauftragten “geduldeten” Systemen am Markt, die strikten Datenschutzvorgaben an hessischen Schulen ein.

Der Zugang zu unserem Videokonferenzsystem ist ausschließlich für Lehrende der Winfriedschule Fulda möglich. Diese erstellen einen individuellen Zugangslink, der den Lernenden mitgeteilt wird. Hierüber ist eine Einwahl ohne Benutzerkonto möglich.

Datenschutzerklärung (bbb)

Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. Art. 13 der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

Als Nutzende der Anwendung „BigBlueButton“ erhalten Sie in dieser Datenschutzerklärung die notwendigen Informationen darüber, wie und in welchem Umfang sowie zu welchem Zweck das Videokonferenzsystem „BigBlueButton“ personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet.

Verweise auf gesetzliche Vorschriften beziehen sich auf die Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend DS-GVO und das Hessische Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (nachfolgend HDSIG) in der ab dem 25.05.2018 geltenden Fassung.

Das Videokonferenzsystem „BigBlueButton“ ist ein Open-Source–Webkonferenzsystem, welches auf hierfür beauftragten Servern der Winfriedschule Fulda gehostet wird. BigBlueButton unterstützt die gemeinsame Nutzung mehrerer Audio- und Videoformate, Präsentationen mit erweiterten Whiteboard-Funktionen – wie Zeiger, Zoomen und Zeichnen, öffentliche und private Chats, Desktop-Sharing, integriertes VoIP mit FreeSWITCH und Unterstützung für die Präsentation von PDF-Dokumenten und Microsoft Office-Dokumenten sowie untergeordnete Online-Konferenzräume (sog. Breakout-Räume). Darüber hinaus können Benutzer in einer von zwei Rollen an der Konferenz teilnehmen: als Betrachter oder als Moderator.

I. Geltungsbereich:

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Videokonferenzsystem „BigBlueButton“, das im Auftrag der Winfriedschule Fulda unter https://bbb.winfriedschule-fulda.de aufgerufen werden kann.

II. Verantwortlichkeit:

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf diesen Internetseiten ist:

Winfriedschule Fulda
OStD’in Annette Albrecht (Schulleiterin)
Leipziger Straße 2
36037 Fulda

III. Behördlicher Datenschutzbeauftragter:

Datenschutzbeauftragter der Winfriedschule Fulda

Herr Daniel Schäfer
E-Mail: daniel.schaefer@winfriedschule-fulda.de

IV. Hosting:

Das Internet-Angebot wird in einem deutschen Rechenzentrum (https://hetzner.de) im Auftrag der Winfriedschule Fulda betrieben.

1) Personenbezogene Daten:

Gemäß Artikel 4 DS-GVO sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person ist.

Personenbezogene Daten werden nur erhoben, wenn sich der Nutzende in der Rolle des Moderators anmeldet.

Von jedem Teilnehmenden werden gespeichert:

• anonymisierte IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp

Folgende personenbezogene Daten werden dann in der Rolle des Moderators verarbeitet:

• gehashtes Passwort nach SHA-512 Standard
• E-Mail-Adresse
• Name (welcher der Nutzende selbst wählen kann!)
• IP-Adresse
• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Internet-Service-Provider des Nutzers
• Betriebssystem des Nutzers
• Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden

Da es sich um eine Web-Anwendung handelt, werden die üblichen Verbindungsdaten in einem Logfile temporär gespeichert:

• Client-IP
• Zugriffszeit, User Agent Kennung (Browsertyp, Betriebssystem, Datum, Uhrzeit) Session Cookies (die einmal täglich gelöscht werden).

Weitere Daten, die evtl. gespeichert werden, sind Inhaltsdaten, die der Nutzende selbst im Rahmen seiner Arbeit oder seiner Teilnahme im Videokonferenzsystem BigBlueButton einstellt.

Die im Videokonferenzsystem BigBlueButton gespeicherten Inhaltsdaten werden mit dem Anmeldenamen, mit dem sich der Nutzende am System angemeldet hat, gespeichert und angezeigt.

Inhaltsdaten entstehen ebenfalls durch die Nutzenden selbst und in Abhängigkeit von ihrer Rolle. Nutzende können Inhalte freigeben, wie z. B. Dokumente, Fotos und Filme. Diese werden spätestens nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

Wenn Nutzende das Videokonferenzsystem BigBlueButton verlassen (z.B. durch Beendigung der Konferenz), haben diese Anspruch darauf, dass Ihre Daten aus dem bestehenden System gelöscht werden. Die Löschung der persönlichen Informationen des Nutzenden erfolgt automatisch, wenn die Nutzenden nicht mehr zum Personenkreis der Nutzungsberechtigten gehören, automatisch 7 Tage nach Session-Ende. Alle Daten werden gelöscht, wenn der letzte Nutzende die Session verlassen hat.

Es können keine Aufnahmen von den Videokonferenzen getätigt werden, auf dem Server ist die Aufnahmefunktion generell unterbunden. Dies ist bereits so durch die Administratoren der Winfriedschule Fulda vorinstalliert.

2) Speicherdauer und Speicherfristen:

Löschung der Daten des Nutzenden erfolgt nach Löschroutinen:

• Inhaltsdaten (Eintragungen in Chats und Notizen), Daten von Teilnehmenden werden 5 Tagen nach Session-Ende gelöscht.
• Log-Files und Session-Cookies werden nach 5 Tagen gelöscht.

3) Nutzungsdaten:

Im Zeitpunkt der Registrierung werden zudem folgende Daten gespeichert:

• die IP-Adresse der/s Nutzenden
• Datum und Uhrzeit der Registrierung
• Zugriffszeit, User Agent Kennung (Browsertyp, Betriebssystem, Datum, Uhrzeit)
• Session Cookies
• systemeigene Logdaten

Es werden personenbezogene Daten unserer Nutzenden grundsätzlich nur verwendet und erhoben, soweit dies zur Bereitstellung vom Videokonferenzsystem „BigBlueButton“ und seiner Funktionen erforderlich ist.

Session Cookies

Das Videokonferenzsystem BigBlueButton verwendet ein Cookie, das unter den jeweiligen Namen der Webseite https://bbb.winfriedschule-fulda.de abgespeichert wird. Dieses Cookie bewirkt, dass der Datenverkehr zwischen Kamera und Ton dem Nutzenden zugewiesen werden kann. Aus technischen Gründen ist die Akzeptanz des Cookies unabdingbar.

Werden Cookies für das Videokonferenzsystem BigBlueButton deaktiviert, können die Funktionen der Website nicht vollumfänglich genutzt werden.

Server Logfiles

Mit dem Zugriff auf das Videokonferenzsystem BigBlueButton werden die IP-Adresse, Datum, Uhrzeit registriert und gespeichert. Die Logeinträge werden ausgewertet, um Störungen des Dienstes, Angriffe auf den Dienst oder Missbrauch zu erkennen.

Diese Informationen dienen der:

• Fehleranalyse und Problembehebung,
• Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme,
• Support (durch die Schul-Administration),

Die Daten werden nicht an Dritte weitergeben und nach 5 Tagen gelöscht. Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Anwendung und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb des Videokonferenzsystem BigBlueButton zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Nutzenden keine Widerspruchsmöglichkeit.

SSL-Verschlüsselung

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu gewährleisten, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren, z. B. SSL. Sie erkennen entsprechende Seiten an einem Schloss in der Adresszeile und der Angabe https. Dieses Übertragungsverfahren wird an den Stellen verwendet, wo sensible Daten übertragen werden, zum Beispiel beim Login oder für die Lernplattformen.

V. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

In der Regel werden personenbezogene Daten nicht verarbeitet! Zur Erfüllung unserer Aufgaben und Pflichten kann es aber erforderlich sein, dass wir die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten gegenüber natürlichen und juristischen Personen, Behörden, Einrichtungen oder anderen Stellen gegenüber offenlegen.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten findet grundsätzlich nicht statt.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte, bspw. YouTube

Das BigBlueButton-System ermöglicht externe Videos (z.B. von YouTube) einzubetten oder zu streamen. Beim Aufruf solcher Videos kann es vorkommen, dass der Browser automatisch eine Verbindung zu verschiedenen Servern des jeweiligen Anbieters (z.B. Google) aufbaut, welche daraufhin sogenannte Third-Party-Cookies (Cookies von Drittanbietern) setzen. Die Winfriedschule Fulda selbst verarbeitet diese Daten nicht. Zu welchem Zweck und in welchem Umfang die Anbieter (z.B. Google) die Daten verarbeiten, können Sie der Datenschutz-Erklärung des jeweiligen Unternehmens entnehmen. Durch das Setzen bestimmter Browser-Einstellungen können Third-Party-Cookies blockiert werden. Alternativ ermöglichen Browser-Plugins, diese Einstellungen gezielt für einzelne Websitesvorzunehmen – z.B. Privacy Badger oder Ghostery.

VI. Ihre Rechte:

Als Nutzer dieses Internet-Angebots haben Sie nach der DS-GVO und dem HDSIG verschiedene Rechte, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 18, 21 DS-GVO und §§ 52 und 53 HDSIG ergeben:

1) Recht auf Auskunft:

Sie können Auskunft gem. Art. 15 DS-GVO oder § 52 HDSIG über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht durch die Vorschriften der §§ 24 Abs. 2, 25 Abs. 2, 26 Abs. 2 und 33 HDSIG § 52 Abs. 2 bis 5 HDSIG eingeschränkt wird.

2) Recht auf Berichtigung:

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DS-GVO oder § 53 HDSIG eine Berichtigung verlangen.

Der technische Support kann Ihre Daten nur kurz nach Beendigung ihrer Session löschen und damit ändern. Danach werden Ihre Daten entsprechend der genannten Routinen vom System automatisch gelöscht.

3) Recht auf Löschung:

Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DS-GVO und der §§ 34 und 53 HDSIG die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

Der technische Support kann Ihre Daten nur kurz nach Beendigung ihrer Session löschen. Danach werden Ihre Daten entsprechend der genannten Routinen vom System automatisch gelöscht.

4) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:

Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DS-GVO oder § 53 HDSIG das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten in BigBlueButton wird dazu führen, dass Sie das System nur eingeschränkt ordnungsgemäß nutzen können bzw. dass Sie BigBlueButton nicht nutzen können.

5) Recht auf Widerspruch:

Sie haben nach Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Ein Widerspruch zur Bearbeitung ihrer Daten führt dazu, dass eine Nutzung von BigBlueButton nicht möglich ist.

6) Recht auf Beschwerde:

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet haben, können Sie sich mit einer Beschwerde an den Datenschutzbeauftragten der Winfriedschule wenden (Kontakt siehe oben), der Ihre Beschwerde prüfen wird oder ggf. an den Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit weiterleitet.

[Stand: 01.03.2021]